Zoom, Slack, Trello, Teams – fertig ist das Home Office?

  • Quang
  • März 26, 2020
  • 10 min

Der Globus dreht sich aktuell ein bisschen langsamer, denn: COVID-19 hat uns alle fest im Griff. Der Virus bahnt sich seinen Weg über die Erdoberfläche, zwingt das öffentliche Leben ins Private und uns ins Physical Distancing. Unternehmen verlagern ihre Workflows über VPN-Tunnel ins Unterirdische oder suchen in Clouds Lufthoheit. Für die Arbeitswelt in Deutschland deutet der Hausarrest bereits jetzt einen Quantensprung in Sachen moderner Arbeitsmodelle an. Remote Work und Home Office statt Pendeln und Stechuhr sind angesagt – und zwar nicht nur in Zeiten von #flattenthecurve, sondern auch weit darüber hinaus. Was bedeutet das für Leadership in Zukunft und wo kann unsere Feedback-Software kununu engage den zwangsverordneten Paradigmenwandel unterstützen?

Home Office ist mehr als der Werkzeugkasten im Keller

Angesichts COVID-19 bieten viele SaaS-Entwickler ihre sonst kostenpflichtigen Tools für kollaboratives Arbeiten kostenfrei an, ob für Projektmanagement, Videokonferenzen oder Cloud Computing. Also einfach die Gunst der Stunde nutzen und sich mit gratis Tools für das Home Office eindecken? Ganz so leicht ist es mit der Umstellung auf Remote Work dann doch nicht. Denn auch wenn die Download-Zahlen für Groupware aktuell wahrscheinlich exponentiell in die Höhe schnellen, ist es mit der Installation der Tools und dem Anstöpseln von Webcam und Mikrofon noch nicht getan. 

kununu engage tool home office remote work

Tools für kollaboratives Arbeiten sind wichtig – aber eben nicht alles.

Wie beim Umzug in ein neues Zuhause, benötigt das Einleben im Home Office Zeit. Arbeitsprozesse, Weeklys und Informationsflüsse müssen mit umziehen und eine produktive Arbeitsatmosphäre muss geschaffen werden. Die zentrale Frage für Teamleads ist dabei: Wie halte ich die Produktivität im Team hoch, wenn die kurzen Kommunikationswege im Büro und das nicht zu vernachlässigende Zwischenmenschliche wegfallen?

Darüber hinaus werden Unternehmen bei der Umstellung der Workflows zwangsläufig mit der Reflexion der bisherigen Prozesse konfrontiert:

  • Wie wollen wir in Zukunft zusammenarbeiten?
  • Welche Prozesse sind für effektives Remote Work notwendig?
  • Welche Meetings brauchen wir überhaupt, welche fehlen plötzlich im Home Office, weil man sich nicht mehr im Büro sieht?

Die größte Herausforderung für Führungskräfte liegt somit darin, den Draht zum Team nicht zu verlieren und alle Fäden beisammen zu halten. Im Büro gelingt dies um einiges einfacher: Man schnackt fünf Minuten auf dem Hausflur, steckt die Köpfe spontan in einer Zigarettenpause zusammen oder kommt in der Lunchbreak ins Gespräch. Selbst der belanglose Smalltalk an der Kaffeemaschine kann für Teamleads wertvoll sein, denn hier können sie bei feinen Antennen ein Gespür für die aktuelle Stimmung im Team bekommen. All das fällt im Home Office natürlich erst mal weg.

Home Office verlangt Leadership

 

Doch nicht nur für Führungskräfte kann Home Office zur Herausforderung werden. Viele Mitarbeitende nutzen zwar gerne die Option Home Office gerne als Benefit für Freiheit und Zeitsouveränität. Mitarbeitende, die ausschließlich Remote Work leisten, klagen laut einer 2017 erschienenen Studie vom Harvard Business Review allerdings häufiger über Defizite hinsichtlich Produktivität, Stresslevel und Motivation als ihre On-Site-KollegInnen. 

Umso größer ist laut der Studie die Bedeutung von Leadership, wenn Vertrauen, Identifikation mit dem Unternehmen und Produktivität auch vom Home Office aus gelingen soll. Julie Wilson, Gründerin des Institute for Future Learning sagt dazu:

„Managing a virtual team requires managers to double down on the fundamentals of good management, including establishing clear goals, running great meetings, communicating clearly, and leveraging team members‘ individual and collective strengths.”

Der erfolgreiche Umzug ins Home Office erfordert somit Leadership mit einer klaren Strategie, wie Arbeitsprozesse, Informationsflüsse und Human Ressources effektiv zusammengeführt werden können.

Communication saves relations

handshake new work feedback kommmunikation tool

Vor einigen Wochen noch selbstverständlich, aktuell Symbolbild der Apokalypse: der Handshake. Wie geht zwischenmenschliche Nähe trotz physischer Distanz nicht verloren?

Communications saves relations: Was im Zwischenmenschlichen gilt, gilt in Remote Work-Kontexten umso mehr. Laut der HBR-Studie befanden 46% der Mitarbeitenden mit Remote Work Führungskräfte besonders fähig, wenn sie sich regelmäßig nach ihrer Arbeitssituation erkundigten. Konstantes und unkompliziertes Feedback hilft dabei, die Kommunikation aufrechtzuerhalten, die ansonsten in 1on1’s oder spontan zwischen Tür und Angel passiert.

Zudem sind Videokonferenzen und Telefonate zwar probate Mittel der internen Kommunikation, aber nicht für jede Aufgabe lässt sich ein Simultanmeeting einberaumen. Der Großteil der Kommunikation verläuft über Messaging-Dienste – doch Vorsicht: Zwischen den Zeilen lesen zu können ist voraussetzungsreiche Sozialkompetenz, die beim Texten erforderlich ist. Aufgrund des fehlenden Live-Feedbacks durch Mimik und Gestik des Gegenübers führen Textnachrichten häufig zu Missverständnissen und Spannungen.

Teresa Bauer, Beraterin für Flexibilisierung der Arbeit in Unternehmen, hat dazu eine Emoji-Pflicht in ihrem Unternehmen “getremote” eingeführt, wie sie im New Work Stories-Podcast (ab 24:46 / -15:43) erzählt:


“In der schriftlichen Kommunikation können wir oft nicht hören ‘Wie ist das jetzt gemeint?’. Und dann entsteht ganz schnell ein ungutes Bauchgefühl, und deswegen habe ich damals die Pflicht eingeführt, Emojis zu verwenden. Weil dadurch kann ich einfach eine Emotion transportieren, damit kriegt die Nachricht eine tiefere Ebene.”

Anstatt sich also lediglich Tickets im Projektmanagement-Tool hin- und herzuschieben oder im Treibsand der E-Mail-Kommunikation zu versinken, ist im Remote Setting zwischenmenschlicher Austausch gefragt. Das können zwar Videokonferenzen oder eine Emoji-Pflicht teilweise erfüllen. Viel wichtiger ist darüber hinaus allerdings die Möglichkeit, abseits von Arbeitsprozessen in Austausch zu treten, Dialoge zu führen und Feedback zu geben – also Kommunikation, die sonst im Büro stattfindet.

kununu engage im Home Office nutzen

Feedback ist in Zeiten von Home Office daher nicht nur Nice-to-Have-Gimmick: Viel mehr leistet Feedback als Kommunikationsweg das, was in der Interaktion im Büro verloren geht. Lead by Listening ist und bleibt auch im Remote Work Kernkompetenz von Leadership – und unsere Feedback-Software kann dabei einen bedeutenden Beitrag leisten:

  • Im Topics-Board von kununu engage können sich alle im Unternehmen nach Belieben einbringen, kommentieren und up- und downvoten. Ideen, Ängste, Hoffnungen und Befürchtungen können hier bedenkenlos formuliert werden. Mit Emojis können Mitarbeitende auf Ideen wie gemeinsame virtuelle Kaffeepausen via Videokonferenz reagieren oder sich über die aktuelle Home Office-Situation austauschen.
  • In der Umfrage können alle Mitarbeitenden das aktuelle Stimmungsbild und verschiedene Dimensionen der Unternehmenskultur bewerten. Die fünf Fragen wechseln wöchentlich und sind innerhalb von weniger Minuten zu beantworten. So lassen sich die Feedback-Prozesse problemlos in den Alltag im Home Office zwischen Familienzeit und Spaziergang integrieren.
  • In den Insights sind alle Ergebnisse der Umfrage auf einen Blick zu sehen. Bei welchen Teams läuft es gut, bei welchen schlecht? Wo ist die Umstellung auf Home Office noch nicht ganz gelungen, wie entwickelt sich die Work-Life-Balance?

 

Ein weiterer Vorteil von kununu engage: die Nutzung ist browser-basiert und erfordert keinerlei VPN-Tunnel oder zusätzliche Software. Besonders, wenn die digitale Intrastruktur beim Umzug ins Home Office noch gelegt werden muss, kann unsere Software schnell und unkompliziert einen Kommunikationskanal bereitstellen.

Wie jetzt, noch ein Tool? Nicht ganz!

Sicherlich braucht es Tools für Videokonferenzen, Projektmanagement und Cloud-Dienste. Doch im Gegensatz zu anderen Software-Lösungen ist kununu engage kein weiteres Tool im kollaborativen Werkzeugkasten, dessen Daseinsberechtigung ausschließlich auf Funktionalität beruht. kununu engage ist nicht nur der Post-It mit der To-Do-Liste auf dem Kühlschrank, sondern vielmehr der gemeinsame Tisch, an dem gegessen wird. kununu engage fördert Dialoge auf Augenhöhe und authentischen Austausch, der gerade in Zeiten von Remote Work wichtig ist.

kununu engage jetzt gratis ausprobieren!

Wie zahlreiche andere Unternehmen setzen wir uns daher für Kooperation und Solidarität ein. Wir wissen, dass kein Unternehmen die aktuelle Situation im Alleingang bewältigen kann und möchten daher dazu betragen, dass die COVID-19-Krise nicht zur Krise der Unternehmenskultur wird und die Umstellung auf Remote Work unterstützen.

Als Neukunden könnt ihr daher kununu engage bis zum 30. Juni 2020 kostenlos ausprobieren. Wenn euch kununu engage im Probezeitraum gefallen hat, müsst ihr nichts weiter tun, die Mitgliedschaft zum Preis von EUR 5,- je Mitarbeitende / Monat verlängert sich nach Ablauf des Zeitraums automatisch um 12 Monate. Innerhalb des Probezeitraums könnt ihr jederzeit bequem per E-Mail an engage@kununu.com kündigen.

JETZT TESTEN!

In unseren Webinaren und Whitepapers findest wertvolles Wissen rund um die Arbeitsmodelle der Zukunft. Bei Fragen stehen wir dir gerne zur Verfügung – natürlich vom Home Office aus!

 

Sieh dir diesen Beitrag auf Instagram an

 

Save lifes, #stayathome. ♥️ Das #kununuengage Team meldet sich vollmotiviert aus dem #Homeoffice. 💪🏻😎 Wir tragen unseren Teil dazu bei, die Verbreitung des Coronavirus einzudämmen. Eindämmen nicht nur, indem wir direkte Kontakte so weit wir können vermeiden, sondern auch, indem wir Ruhe bewahren und der aktuellen Situation souverän entgegentreten. #spreadsomelove and #flattenthecurve⠀ —⠀ Vielen Dank @kununu_com für die Inspiration! #staysafe 😍⠀ .⠀ .⠀ .⠀ @kununu_us @xing @hubert_burda_media⠀ #kununu #engage #XING #leadbylistening #gibmirfeedback #employeeengagement⠀ #shareyoursetup #remotework #stayinghome #team #oneteam #teamgoals #office #officelife #officegoals #teamwork #mondaymood #monday #newwork #nw #berlin

Ein Beitrag geteilt von kununu engage (@kununu_engage) am

kununu engage bis zum 30.06.2020 kostenlos ausprobieren

Danach nur 5 € je Mitarbeiter / Monat - Laufzeit von 12 Monaten*

*Wenn Euch kununu engage im Probezeitraum gefallen hat, müsst Ihr nichts weiter tun: die 12-monatige Mitgliedschaft zum Preis von 5 € je Mitarbeiter / Monat, welche sich danach jeweils um weitere 12 Monate verlängert (Kündigungsfrist: 4 Wochen zum Ende der jeweiligen 12 Monatsperiode), startet automatisch. Innerhalb des Probezeitraums könnt Ihr jederzeit bequem per E-Mail an engage@kununu.com kündigen.

Kostenlos Testen

kununu engage ist ein HR Feedback-Tool, das dir dabei hilft, ein besserer Arbeitgeber zu werden. Durch kontinuierliches und anonymes Feedback der Mitarbeiter, erhältst du wertvolle Einblicke in die aktuelle Stimmung, und die gelebte Transparenz hilft dabei, eine starke Unternehmenskultur aufzubauen.

engage kennenlernen