Der ultimative Onboarding-Guide

  • Nadia
  • Oktober 12, 2018
  • 26 min

Im Kampf um die besten Köpfe spielt das Onboarding eine herausragende Rolle. Wir verraten dir, wie es richtig geht. Einem gelungenen Onboarding-Prozess sollte nun nichts mehr im Wege stehen.
Zuletzt aktualisiert: 21.10.2018

Mitarbeiter ins Unternehmen holen, vom ersten Tag an ihre Begeisterung für den Arbeitsplatz wecken und halten: Im Kampf um die besten Köpfe spielt das Onboarding, sprich, die Eingliederung ins Team, eine herausragende Rolle und ist ein wesentlicher Bestandteil des Retention Managements.

Die ersten Tage, Wochen und Monate im Unternehmen haben großen Einfluss auf das Mitarbeiter-Engagement und die Mitarbeiterzufriedenheit  – und somit auch darauf, wie viel Leistung der „Neue“ bringt und was er der Firma nützt. Schließlich kostet es, vor allem in Zeiten des Fachkräftemangels eine Menge Zeit und Geld, geeignete Mitarbeiter zu finden – Investitionen, die vergeudet sind, wenn der Neue nach kurzer Zeit bereits wieder kündigt. Wie verläuft also ein perfektes Onboarding – und wieso ist es so wichtig?

Ziele des Onboardings

Der Onboarding-Prozess bereitet den Neuen systematisch auf seinen Job vor. Das nützt beiden Seiten: Der Mitarbeiter findet sich einfacher zurecht und erhält damit die Voraussetzungen, seine Stärken voll auszuspielen. So bringt er bessere Leistungen und das nützt wiederum dem Unternehmen. Dazu kommt, dass ein optimal geplantes Onboarding im Kampf um High Potentials gewinnt: Begehrte Fachkräfte können sich ihre Jobs vielfach aussuchen. Finden Sie in den ersten Arbeitstagen nicht das vor, was sie erwarten, sind sie schneller weg, als du ihren Schreibtisch ausstatten kannst.

Gute Vibes

Neue Mitarbeiter zu finden und sie einzuarbeiten kostet Zeit und Geld. Schon von daher tust du gut daran, dass der Neue bleibt, und zwar gerne. Das gelingt, wenn er sich schon früh mit der Firma identifiziert und Wertschätzung erfährt, sich eben auch emotional angenommen fühlt. Neue Mitarbeiter, die von Beginn an positive Erfahrungen mit ihrem neuen Arbeitgeber machen, werden sich stärker mit ihm verbunden fühlen und gerne dort bleiben.

Onboarding ist auch Teamsache

Dabei spielt das kollegiale Umfeld eine große Rolle: In der Stepstone-Studie „Glück am Arbeitsplatz“ stehen gute Beziehungen zu Kollegen sowie klare Anforderungen und Ziele in der Top 10 des perfekten Arbeitsplatzes ganz oben. Indem du deinen neuen einen Mentor zur Seite stellst, der ihn auch in den Kollegenkreis einführt, stärkst du diesen wichtigen Punkt. Wer sich mit der Belegschaft versteht, fühlt sich wohler und auch die Teamarbeit gelingt in einem offenen, freundlichen Umfeld besser.

Es geht beim Onboarding längst nicht nur um die fachliche Einarbeitung. Das Fachwissen bringt dein Neuer schließlich schon mit. Viel wichtiger ist die soziale Komponente und die bringt dich beim Onboarding ans Ziel – nämlich den Neuen zum Fan des Unternehmens zu machen.

Typische Fehler beim Onboarding

Der Neue ist da! Und wenn du ihn schnell wieder loswerden möchtest, solltest du dich an die folgenden Tipps halten. Oder es besser machen – damit du nicht gleich wieder in die Personalsuche einsteigen musst.

100 Tage zum Glück

Jeder vierte Arbeitnehmer hat einen neuen Job bereits innerhalb der ersten 100 Tage gekündigt oder zumindest mit dem Gedanken gespielt. Die Zahlen, die eine Umfrage der Berliner softgarden e-recruiting GmbH im Mai 2018 herausgab, sind kein Wunder, wenn man sich einige typische Fehler im Onboarding anschaut.

Schweigen nach der Unterschrift

Der Vertrag ist unterschrieben, bis zum Start vergehen jedoch noch einige Wochen oder gar Monate. Wenn du möchtest, dass sich dein neues Talent in dieser Zeit von der Konkurrenz abwerben lässt, lass diese Zeit ungenutzt verstreichen. Einladungen zu Firmenfesten, das zusenden von Informationsmaterial und erste Trainings sind dann vergebliche Liebesmüh.

Ein perfekter Onboarding-Prozess beginnt dagegen lange vor dem ersten Arbeitstag. Du hast in dieser Zeit bereits die Chance, den Neuen vom Unternehmen zu überzeugen und ihn auf seinen Job vorzubereiten.

Psst! Ein neuer Mitarbeiter fängt an

Am ersten Arbeitstag sollten weder die Mitarbeiter am Empfang noch das Team von dem Neuen etwas wissen. Der Chef darf ebenfalls abwesend sein. Es gibt schließlich wichtigeres. Und weil niemand wusste, dass ein neues Teammitglied anfängt, fehlen auch Einarbeitungsplan, Mentor und Zielvereinbarung. So kann der Neue sich erstmal mit dem Studieren von Prospekten oder Kaffee kochen beschäftigen. Oder damit, gleich wieder auf Stellensuche zu gehen.

Ein herzlicher Empfang sieht anders aus: Dann wissen alle, dass da ein neuer Kollege anfängt und haben sich vorbereitet. Weder muss der Empfang dem zuständigen Chef hinterher telefonieren noch sind Team und Management geschlossen im tagesfüllenden Meeting.

Equipment? Fehlanzeige

Am ersten Tag ist der Schreibtisch blitzblank: Notebook, Telefon und Büromaterial fehlen und müssen erst umständlich besorgt werden. Am besten hast du vergessen, dass der Neue anfängt, und das Equipment noch gar nicht bestellt. Je länger der neue Mitarbeiter auf seine Arbeitsmaterialien wartet, umso höher die Chance, dass er sich einen neuen Job sucht. Zeit genug dafür hat er ja, während er auf IT und Co. wartet.

Mit einem vollständig ausgestatteten Arbeitsplatz kann dein new Talent dagegen gleich mit der Arbeit beginnen. Und bringt so schnell den erhofften Invest.

Onboarding = Einarbeitung

Wenn du dein neues Teammitglied schnell vergraulen möchtest, belässt du es bei einer kurzen Einarbeitung. Erkläre ihm, was er zu tun hat und mit welchen Tools.

Klar, die Einarbeitungszeit gehört dazu. Doch Onboarding ist mehr. Es bedeutet auch, den Mitarbeiter erfolgreich in das Unternehmen zu integrieren. Deshalb zählen auch eine adäquate Begrüßung, die Eingliederung ins Team, das Vermitteln der Unternehmenswerte und die Formulierung der Ziele dazu.

Schwammige Ziele formulieren

Ein Zielgespräch gehört zu jedem Onboarding-Prozess. Gesagt, getan. Doch welche Ziele sind das überhaupt und ergibt sich das nicht sowieso aus dem Arbeitsalltag? Wenn du so an das erste Mitarbeitergespräch herangehst, wirst du zeitraubende Zielgespräche bald nicht mehr führen müssen. Jedenfalls nicht mit dem gerade an Bord gegangenen Kollegen.

Wann wird wie was erledigt? Das sind die Kernfragen eines Zielgesprächs. Feste Terminierungen und regelmäßige Feedbacks helfen dabei, dass der Neue sich schnell orientiert.

Feedback? Fehlanzeige!

Feedback? Ist das nicht dieses lästiges Gespräch, das nur Zeit kostet und in dem es Kritik hagelt, im schlimmsten Fall von beiden Seiten? Lässt du das regelmäßige Feedback in den ersten Wochen und Monaten des Onboardings weg, hast du Ruhe und musst eventuelle Defizite gar nicht erst angehen.

Möchtest du dagegen aufdecken, ob der Neue mit seinen Aufgaben unter- oder überfordert ist, ihm Rückmeldung zu seiner Arbeit geben – Achtung: das könnte ihn motivieren! – und neue Ideen von ihm erfahren, gibt es nur eine Möglichkeit: Lade zum Feedbackgespräch, und zwar frühzeitig. Rund vier Wochen nach Arbeitsbeginn ist ein guter Zeitpunkt. Dann ist die erste Einarbeitung erfolgt und der Neue hat bereits einen Überblick darüber, wie es in der Firma läuft.

Onboarding-Phasen: Vom Preboarding bis zur Integration

Willkommen im Club: Wenn du deinen Traum-Mitarbeiter endlich gefunden hast und der Arbeitsvertrag in trockenen Tüchern ist, kann es ja gleich losgehen! Doch halt! Fehlt da nicht noch etwas? Wie neue Mitarbeiter begrüßt werden und wie ihre Einarbeitungsphase läuft, ist entscheidend für ihre Motivation und Leistung – und somit für den Erfolg des Unternehmens. Es genügt also nicht, dem Neuen seinen Platz zuzuweisen und ihn machen zu lassen.Eine lasche Begrüßung, ein unvollständig eingerichteter Arbeitsplatz, ein Team, das ausgerechnet am ersten Tag des Neuen abwesend ist und fehlende Einarbeitung sind No Gos, die dir beim Onboarding keinesfalls passieren sollten – jedenfalls dann nicht, wenn du ihn in der Firma halten möchtest. Wie das gelingen kann, zeigt zum Beispiel Facebook: Im Facebook-Bootcamp werden neue Mitarbeiter zwei Monate in allen Abteilungen eingesetzt, um sich ein umfassendes Bild vom Unternehmen zu machen. So vorbereitet, sollen sie den buchstäblichen Blick über den Tellerrand wagen und diesen in ihren festen Abteilungen behalten. Das perfekte Onboarding beginnt bereits lange vorher und lässt sich in verschiedene Phasen einteilen.

Phase 1: Alle Mann an Bord! Vorbereitung ist alles

Der Arbeitsvertrag ist aufgesetzt: Und jetzt geht’s los. Die Vorbereitungsphase ist deine Chance, dich als guter Arbeitgeber zu präsentieren. Das beginnt mit dem Vertrag. Kommt er per Post, solltest du dich nach einigen Tagen erkundigen, ob er gut angekommen ist, und ob es noch offene Fragen gibt. Ein Hinweis, dass dein Zukünftiger sich auch bei allen anderen Fragen an das Unternehmen wenden kann, schadet ebenfalls nicht.

Zugleich solltest du ihm alle Unterlagen zukommen lassen, mit der er sich auf den ersten Arbeitstag vorbereiten kann: über seinen zukünftigen Arbeitsbereich, HR-Maßnahmen und Weiterbildungsmöglichkeiten, das Unternehmen, seine Historie und Strategien.

Ein Fahrplan für die Einarbeitung und gegebenenfalls die Termine für Feedbackgespräche zählen zum guten Ton – und helfen dabei, dass der Neue weiß, was ihn in den kommenden Wochen erwarten wird. Er wiederum kann sich so ebenfalls auf seine neue Position vorbereiten. Zudem sollte er erfahren, ob es einen Dresscode gibt. Dass der Schreibtisch am ersten Arbeitstag fertig ausgestattet ist und auch die Mitarbeiter am Empfang wissen, wer sich da vorstellt, sollte selbstverständlich sein.

Phase 2: Wo bitte geht’s zum Ziel?

Die Orientierungsphase – oder auch die ersten 100 Tage im Job – dienen dazu, dass der Neue sich im Unternehmen und seiner Position ein- und zurechtfindet. Idealerweise stellst du ihm einen Paten an die Seite, der die Einarbeitung übernimmt, ihn den Kollegen vorstellt und die Arbeitsabläufe und Zuständigkeiten erläutert. Auch Gespräche mit den Vorgesetzten, in denen die Erwartungen und Ziele formuliert werden, gehören in den ersten Tagen zum Onboarding-Prozess.

Nach einigen Wochen ist ein Feedbackgespräch angesagt: Wie läuft es, was fehlt dem Mitarbeiter womöglich noch und fühlt er sich wohl und wertgeschätzt? Noch ist es Zeit, dagegen zu steuern, wenn beim Onboarding wider Erwarten doch etwas schiefläuft.

Phase 3: Vom Neuen zum alten Hasen

Die ersten Monate der Orientierung sind geschafft und der Neue hat sich im Idealfall perfekt integriert. Er bei ersten Projekten dabei und hat womöglich bereits eigenständig welche übernommen. In jedem Fall ist es nun Zeit, ihm mehr Eigeninitiative zu überlassen, damit er seine Arbeit weitgehend frei gestalten kann. Erste Fortbildungen oder Workshops gehören ebenfalls in die Integrationsphase und helfen dabei, die Job-Position zu stärken. Nicht zuletzt zeigen solche Angebote Wertschätzung und Vertrauen – auch darin, dass du an einer langfristigen Zusammenarbeit interessiert bist. Und nicht vergessen: Regelmäßige Feedbackgespräche sind auch in Phase 3 Pflicht. Ein Onboarding-Prozess kann je nach Komplexität der Aufgaben und der Struktur im Unternehmen zwischen sechs Monaten und einem Jahr dauern, sollte allerdings mindestens die Probezeit überdauern.

Vom Onboarding zur Integration

Das Onboarding neuer Mitarbeiter will gut geplant sein. Den Neuen willkommen zu heißen, ihn mit allen nötigen Arbeitsmitteln auszustatten, den Kollegen vorzustellen, die nächsten Ziele besprechen – all das gehört zu einem optimalen Onboarding. So gut, so einfach. Doch was kommt danach? Onboarding ist nämlich mehr, als die ersten Tage und Wochen zu planen und den neuen Kollegen mit der Firma und dem Team vertraut zu machen. Integration lautet das Zauberwort. Und auch die will gemanagt werden.

Wie aus Onboarding Integration wird

Das Onboarding beginnt mit der Administration: Einarbeitungspläne, Arbeitszeiten, Ziele und Feedback-Termine werden festgelegt, der Arbeitsplatz organisiert und das Team vorgestellt. Ein Mentor, der die Einarbeitung übernimmt, führt den frisch angekommenen Mitarbeiter in den Kollegenkreis ein. Und so vergehen die ersten Tage und Wochen, in denen der Neue zunächst der Neue bleibt. Und diesen Status gilt es zu ändern. Im Sinne des Unternehmen sollte das so rasch und effizient wie möglich erfolgen. Dann mündet ein erfolgreiches Onboarding in die Integration und macht den Weg frei zu einem neuen High Potential im Unternehmen.

So gelingt die Integration

Hat sich der Neue orientiert (Onboarding Phase 2), kannst du ihm langsam, aber sicher mehr zutrauen: mehr Verantwortung, mehr Projekte, mehr Eigeninitiative. Das funktioniert, wenn der Onboarding-Prozess optimal gelaufen ist – und dahinter ein strukturierter Prozesses steckt, der fest in die Unternehmensstrategie verankert ist. Das Onboarding ist dann nicht die Sache einzelner, sondern von oben verordnet und in klare Schritte unterteilt.

Erfolgreiches Onboarding = erfolgreiche Integration

Eine geschickte Onboarding-Strategie funktioniert und ist der erste Schritt hin zu einer gelungenen Integration der Neuen. Darauf weist etwa eine Studie des Consulting-Unternehmens metafive hin: Rund 86 Prozent der Befragten Personaler sehen innerhalb des ersten Jahres keine erhöhte Mitarbeiterfluktuation. Diese frühzeitige Bindung neuer Mitarbeiter führen sie vor allem auf einen erfolgreichen Onboarding-Prozess zurück. Zudem beobachten 76 Prozent, dass neue Teammitglieder schneller gute Leistungen zeigen, wenn sie zuvor erfolgreich eingearbeitet wurden.

Lang- und mittelfristig Denken

Onboarding ist mehr als kurzfristige Maßnahmen zu treffen und ein Willkommenspaket zu schnüren. Die Einarbeitung hat ein Ziel: Der Neue soll zu einem wichtigen Teil des Unternehmens werden und mit seinen Ideen und seinem Know-how das Unternehmen voran bringen. Das gelingt nur, wenn er fest integriert ist und sich mit der Philosophie und den Strategien der Firma identifiziert – Faktoren,die beim Onboarding manifestiert werden.

Mit Onboarding Zeit und Geld sparen

In Neueinstellungen investieren Unternehmen in der Regel viel Geld – doch wird dann das Onboarding vernachlässigt, waren alle Ausgaben umsonst. Dabei kannst du bereits mit einem überschaubaren Aufwand einen neuen Mitarbeiter zum erfolgreichen Player machen.

Das kostet die Kündigung

An reinen Personalkosten pro Weggang nennt die Kienbaum-Studie „Trust in Talents“ einen durchschnittlichen Betrag von 2.500 Euro pro Mitarbeiter. Und das ist längst nicht alles. Zahlreiche weitere Posten addieren sich: Oftmals geht der Kündigung eine längere Krankschreibung zuvor – inklusive Lohnfortzahlung. Mitunter wird eine Abfindung gezahlt, der Anwalts- und Gerichtskosten vorangehen. Formalitäten wie Arbeitszeugnis und andere Unterlagen kosten der HR-Abteilung Zeit und damit Geld. Schließlich muss das Team bis zur Neueinstellung oftmals die Arbeit des Ehemaligen übernehmen. Und kann sich im schlimmsten Fall nicht mehr vollständig den eigentlich anfallenden Aufgaben widmen.

Überschaubare Kosten

Dann fallen Kosten für Stellenanzeigen, Zeit für Bewerbungsgespräche und schließlich für die Einarbeitung an – und dieser solltest du besonders große Aufmerksamkeit widmen. Ein wichtiger Faktor, dass der neue Mitarbeiter bleibt, ist das professionelle Onboarding. Auch das kostet Geld. Allerdings sind die tatsächlichen Kosten überschaubar, vor allem, wenn du sie mit denen einer Neueinstellung vergleichst. Digitale Onboarding-Lösungen und ein strategisches Vorgehen senken die direkten Kosten von Begrüßung und Einarbeitung zusätzlich. Und denk daran: Bleibt das neue Talent nicht lange in der Firma, weil du das Onboarding vernachlässigst, geht der fragwürdige Spaß der Personalbeschaffungskosten von vorne los.

Onboarding als Geldmaschine

Ein erfolgreiches Onboarding spart nicht nur Geld, es bringt auch welches ein. Du musst dich nicht auf die Suche nach dem nächsten High Potential machen und somit keine Kosten für die Personalbeschaffung aufwenden. Die Einarbeitungszeit beschleunigt sich – und damit auch die Zeit, bis der Neue sich erfolgreich bewährt. Schließlich sind Mitarbeiter, denen das Unternehmen ein freundliches Willkommen bereitet hat, motivierter und engagierter – und bringen somit auch mehr Leistung.

Onboarding-Prozesse standardisieren und automatisieren

Die ersten 100 Tage im Unternehmen entscheiden: ob der neue Mitarbeiter motiviert und engagiert arbeitet, ob er die besten Leistungen bringt – und vor allem, ob er bleibt. Und das ist nicht nur deshalb wichtig, weil der Bewerbungs- und Einstellungsprozess Zeit und Geld kostet. Hast du erst einmal einen talentierten Bewerber gefunden, möchtest du schließlich nicht gleich wieder von vorne anfangen, womöglich monatelang nach jemanden suchen, der ähnliches Potenzial mitbringt – und damit wertvolles Wissen verschenken und Ziele verschieben.

Theorie vs. Praxis

Ein strategisch geplantes Onboarding ist eine Voraussetzung dafür, dass ein neuer Mitarbeiter sich wohlfühlt und schnell in der Lage ist, das Unternehmen mit seinem Know-how und frischen Ideen nach vorne zu bringen. In der Theorie hört sich das einfach an: Man nehme einen Plan zur Einarbeitung und zur Zielerreichung, stelle dem Neuen das Team vor und los kann´s gehen. Ganz so einfach ist es jedoch nicht. Jedenfalls dann nicht, wenn du die Sache gezielt angehen möchtest. Du kannst nämlich nicht davon ausgehen, dass jeder unter einer „Einarbeitung“ dasselbe versteht. Und ob der Mentor, der den Newbie ins Team einweisen soll, das auch tatsächlich tut – oder sich lieber mit den anderen in die Pause verdrückt –, lässt sich ebenfalls nur schwer kontrollieren.

Transparentes Onboarding für alle

Das Onboarding im Unternehmen zu vereinheitlichen, vereinfacht den gesamten Prozess, macht ihn transparent und für alle nachvollziehbar. Auch für den neuen Mitarbeiter, der so weiß, was ihm in Zukunft bevorsteht. Und folglich beim Ausbleiben einzelner Schritte nachhaken kann. Die Standardisierung kann etwa mittels Checklisten und Leitfäden, festen Terminen und Ansprechpartnern erfolgen. Auch Automatisierungs-Tools steigern den Erfolg des Onboarding-Prozesses.

Automatisierung gewinnt

Die strategische, geplante Vorgehensweise erleichtert die Begrüßung, Einarbeitung und Integration neuer Mitarbeiter und sie steigert die frühe Mitarbeiterbindung. Das ergab eine Analyse der Aberdeen-Group aus dem Jahr 2011: Arbeiten Unternehmen mit automatisierten und standardisierten Onboarding-Prozessen, lässt sich eine um rund 19 Prozentpunkte höhere Mitarbeiterbindung nachweisen. Von den besonders erfolgreichen Mitarbeitern, von Aberdeen „Best in Class“ genannt, wurden 60 Prozent von Automatisierungs-Tools beim Onboarding unterstützt – und 96 Prozent von ihnen waren ein Jahr nach ihrer Einstellung noch an Bord.

Die Chance, immer besser zu werden

Die Standardisierung der Prozesse hat einen weiteren Vorteil: Fehler lassen sich schneller aufdecken, dokumentieren und im nächsten Onboarding vermeiden. Der gesamte Ablauf vom ersten Tag bis zur gelungenen Integration wird so mit jedem Neuen immer besser – und die Quote der Mitarbeiter, die gerne bleiben und sich erfolgreich einarbeiten, immer höher.

 

Der erste Eindruck zählt

Du hast viel Aufwand verwendet, um einen Mitarbeiter zu finden, der perfekt ins Team passt. Zeig, dass Du Dich über ihn freust: Die Vorstellung des gesamten Teams und eine Führung durch das Unternehmen sind obligatorisch. Ob sich Mitarbeiter wertgeschätzt fühlen, hängt in hohem Maße auch von der Einrichtung des Arbeitsplatzes ab. Dieser sollte mit dem nötigen Equipment ausgestattet und sofort einsatzbereit sein. Idealerweise stellst Du einen Kollegen zur Seite, der in den kommenden Wochen oder Monaten fester Ansprechpartner ist. Ein Einarbeitungsplan strukturiert die Aufgaben und hilft bei der Orientierung im Unternehmen.

Firmenkultur spürbar machen

Ein kollegiales Miteinander und zufriedene Mitarbeiter sind starke Indizien für eine positive Firmenkultur. Zeig das dem Neuen und nimm ihn an den ersten Tagen an die Hand: Gemeinsame Mittagspausen sind dafür ideal. Sie nehmen den Stress, in den ersten Tagen alleine dazustehen, helfen dabei, schnell Anschluss zu finden und sich mit Interna vertraut zu machen. So vorbereitet, dürften die ersten Tage entspannt und engagiert verlaufen – oder fehlt doch noch etwas? Ein Feedbackgespräch am Ende des ersten Arbeitstages kann es ans Licht bringen. Nutze die Gelegenheit, offene Fragen zu klären und zeig dem Neuen damit auch, dass seine Meinung geschätzt wird.

Der Gap zwischen Theorie und Praxis

Alle Theorie ist bekanntlich grau – und beim Onboarding-Prozess zeigt sich schnell sehr deutlich, ob du viel versprochen hast, aber wenig halten kannst. Allzu oft klafft zwischen den Onboarding-Maßnahmen, die theoretisch auf den Weg gebracht werden, und der Wirklichkeit eine große Lücke. Und die kann im schlimmsten Fall den Neuen schon am ersten Tag vergraulen.

Traumstart für neue Talente

Der ideale Start für einen neuen Mitarbeiter sieht so aus: Der Empfangsmitarbeiter begrüßt ihn mit Namen, der Chef wartet bereits an der Eingangstür der Abteilung, ein Kollege führt das neue Teammitglied durch alle Räume und erklärt die Zuständigkeiten. Am voll ausgestatteten Schreibtisch wartet ein Blumenstrauß auf ihn und in der Pause nimmt ihn das Team gleich mit in die Kantine. Leider sieht das Onboarding nicht überall so traumhaft aus.

Die Wirklichkeit ist oftmals bitter: Der Empfang hat keine Ahnung, dass überhaupt jemand neues anfängt, der Chef ist im Meeting und für die Einarbeitung hat er auch noch niemanden bestimmt. Der PC muss leider noch eingerichtet werden und in der Pause stürmt die ganze Abteilung geschlossen zum Lunch – ohne zu fragen, ob der Neue sich anschließen möchte.

Wunsch und Wirklichkeit

Zugegeben: Das Szenario ist überspitzt, so oder so ähnlich finden jedoch alltäglich erste Arbeitstage in unzähligen Unternehmen statt. Und was der neue Mitarbeiter sich gewünscht hat, zerbricht jäh an der Wirklichkeit. Anschaulich stellt das eine Untersuchung von meta HR und stellenanzeigen.de dar: Die Candidate-Journey-Studie aus dem Jahr 2017 vergleicht die Wünsche neuer Mitarbeiter mit den tatsächlich stattgefundenen Maßnahmen. Rund 35 Prozent der Befragten bemängeln, dass ihnen Abläufe und Tätigkeiten nicht ausreichend erklärt wurden, 38 Prozent vermissten ein Gespräch mit ihrem direkten Vorgesetzten, 28 Prozent einen Paten beziehungsweise Mentor, der sie in das Unternehmen einführt. Immerhin die offizielle Begrüßung klappt bei dem Großteil der Unternehmen: Lediglich 17 Prozent vermissten sie.

Der erste Eindruck zählt

Unternehmen, die ihre Chance auf ein professionelles Onboarding verpassen, sind gleich mehrfach gestraft: Der neue Mitarbeiter arbeitet sich weniger schnell ein und wird somit auch nicht so bald zum Leistungsträger. Ein schlechter erster Tag trägt zudem wenig dazu bei, dass er das Unternehmen als guten Arbeitgeber schätzt und sich mit ihm identifiziert – und so wird er schneller bereit sein, zu kündigen. Und du darfst den gesamten Onboarding-Prozess noch einmal von vorne aufrollen.

Onboarding ist Managementsache

Der Fisch stinkt vom Kopf – und somit ist das Management auch maßgeblich dafür verantwortlich, wenn das Onboarding schiefgeht. Daher gilt: Die Begrüßung und Einarbeitung neuer Mitarbeiter sollte von oben verordnet und vorgelebt werden. Diese Punkte darfst Du als Chef vor dem ersten Arbeitstag des Neuen nicht vergessen:

  • den Empfang informieren
  • den Schreibtisch vollständig ausstatten, inklusive Büromaterial, Netzwerk- und Druckerzugang
  • das Team informieren
  • einen Paten/Buddy bestimmen
  • einen Einarbeitungsplan parat haben
  • selber anwesend sein

So einfach wie möglich

Du kannst dir das Onboarding deines zukünftigen Talents auch vereinfachen, in dem du es standardisierst. Checklisten, Pläne und softwarebasierte Lösungen helfen dabei. Der Erfolg deiner Maßnahmen lässt sich ebenfalls messen: Mit kununu engange misst du die Zufriedenheit deines Teams regelmäßig und schnell – und kannst so auch herausfinden, ob sich der Neue wohlfühlt. Teste das Tool jetzt kostenlos!

 


Auf einen Blick: Do’s & Dont’s beim Onboarding

Was ist ein Muss – und was musst du vermeiden? Hier findest du die Do’s & Dont’s beim Onboarding auf einen Blick.

DON´T:

  • Investitionen scheuen: Onboarding kostet Zeit und Geld – doch die Investition lohnt sich
  • Abtauchen: Erreichbar zu sein ist in den ersten Wochen und Monaten unverzichtbar. Regelmäßiges Feedback von beiden Seiten macht Unklarheiten transparent und trägt dazu bei, dass der Neue sich wertgeschätzt fühlt.
  • Allein lassen: Ob der Arbeitsplatz erst mühselig selbst zusammengesucht werden muss oder der Projektverlauf unklar bleibt – beides demotiviert und hinterlässt anstatt eines guten Eindrucks eher Kündigungsabsichten.

DO:

  • Vorbereitung ist alles: Der Weg zum optimalen Onboarding beginnt bereits vor dem ersten Arbeitstag. Kläre den Dresscode und Arbeitszeiten im Vorfeld ab.
  • Bleibe persönlich: kontinuierliches Feedback, persönliche Vorstellung der Kollegen und idealerweise der Führungsriege sind unverzichtbar.
  • Informiere Dein Team: es sollte keine Überraschung sein, wenn der Neue vor der Tür steht.
  • Bereite den Schreibtisch vor: PC oder Notebook sollten bereitstehen der Telefonanschluss und die E-Mail-Adresse eingerichtet, Visitenkarten gedruckt sein.
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