Zeitkiller Meeting: Die traurigen Fakten – und besten Tipps

  • Mirko
  • Oktober 4, 2018
  • 8 min

Ein kluger Mann namens Klaus Klages sagte einst: „Das Leben ist zu kurz für lange Meetings.“ Denn mal ehrlich – wer hat noch nie in einem Meeting gesessen und kam sich entweder fehl am Platz vor, war gelangweilt oder schlichtweg genervt von endlosen, nicht zielführenden Diskussionen?

Einer der größten Zeitfresser im Arbeitsalltag sind die vielen unergiebigen oder gar unnötigen Besprechungen. Hinzu kommt, dass Meetings dem Unternehmen Unmengen an Zeit und Geld kosten. Wir geben Tipps für bessere, kürzere und effektivere Meetings, die du direkt umsetzen kannst.

Es gibt kaum eine andere Tätigkeit, bei der derart viel Zeit von so vielen Leuten gleichzeitig verschwendet wird wie bei Meetings. Trotzdem sind sie notwendig und aus dem Arbeitsleben nicht mehr wegzudenken. Denn zur Übereinkunft über wichtige Themen und sensible Entscheidungen bedarf es oft der Übereinstimmung mehrerer Menschen („Stakeholder“). Dass der Ruf von Meetings aber nicht der beste ist, beweisen eine Vielzahl von Studien. Die Zahlen sind mitunter erschreckend.

Zeitfresser Meetings: So viel Zeit kosten sie Unternehmen

Es ist kaum zu glauben: Laut einer Studie der Managementberatung Bain & Company verbringen Führungskräfte in Deutschland rund 7.000 Stunden pro Jahr in Meetings. Zusammen mit der Vor- und Nachbearbeitung ergeben sich daraus rund 300.000 bezahlte Arbeitsstunden. Jede einzelne Führungskraft verbringt somit rund zwei Arbeitstage in der Woche ausschließlich in Meetings. Bei Führungskräften im mittleren bis höheren Management sollen Besprechungen gar ganze 60 Prozent der Arbeitszeit auffressen. Alarmierend ist die Zahl besonders dann, wenn man bedenkt, dass nur 58 Prozent aller Meetings überhaupt brauchbare Ergebnisse hervorbringen. Zudem kommt, dass ein Viertel der am Meeting teilnehmenden Mitarbeiter nichts zum Thema beitragen kann. Auch an der Auswertung hapert es oft. Viele Meetings seien zudem unzureichend vorbereitet, schlecht organisiert und werden falsch geleitet.

Die Ressource Zeit

CEOs verfügen über reichlich Ressourcen, aber Zeit gehört definitiv nicht dazu. In der zwölfjährigen Harvard-Studie „The Leader’s Calender“ fanden die Wissenschaftler heraus, dass Führungskräfte mit chronischem Zeitproblemen zu kämpfen haben. Ein Grund: Unproduktive Meetings. 71 Prozent der Befragten gaben dies als einer der Hauptgründe für den Zeitmangel an. Laut der Harvard-Untersuchung verbringen CEOs knapp 75 Prozent ihrer Zeit in Sitzungen. Das wäre nicht weiter wild, wenn diese Meetings produktiv und effektiv wären und einen starken Outcome für den Erfolg des Unternehmens hätten. Gefragt nach dem Wert, den leitende Angestellte Meetings beimessen würden, ergaben sich allerdings folgende Zahlen:

  • 71 Prozent der Befragten empfanden Meetings als unproduktiv und ineffizient.
  • 65 Prozent gaben Meetings als Hinderungsgrund an, die eigene Aufgaben zu schaffen.
  • 62 Prozent waren sogar der Meinung, dass Meetings der Teamzusammengehörigkeit schaden.

Meetings sind ein wahrer Zeitkiller und sorgen immer wieder für Ärger – vor allem über andere Teilnehmer der Besprechung. So sehen 45 Prozent der in einer Robert Half Studie befragten Finanzexperten ausufernde Diskussionen als Ärgernis Nummer eins, gefolgt von ungenügender Vorbereitung (42 Prozent). Auch die Abwesenheit wichtiger Stakeholder oder unklare Gründe für das Meeting, stimmen jeweils 35 Prozent unzufrieden.

Gründe für den Meeting-Frust

Der Hauptgrund für unproduktive Meetings dürfte der Tatsache geschuldet sein, dass 92 Prozent der Teilnehmer noch mit anderen Dingen während der Sitzung beschäftigt sind – das treibt die Dauer der Besprechung in die Höhe und führt am Ende zu unbefriedigenden Ergebnissen. Wichtige Themen bleiben so mitunter auf der Strecke oder erhalten nicht die notwendige Beachtung. Der Meeting-Frust ist also hausgemacht. Der Content-Marketing-Service Visual.ly hat gemeinsam mit Fuze aber noch weitere Probleme identifiziert, die der Effektivität von Meetings im Weg stehen. Die Ergebnisse wurden in einer Infografik aufbereitet. Zudem finden sich dort auch verschiedene Tipps, um mehr aus Besprechungen herauszuholen.

 

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(Quelle: visual.ly / Fuze)

Wege aus dem Meeting-Dilemma: Die 8 besten Tipps

Die oben genannten Zahlen können frustrieren – Meetings grundsätzlich abzuschaffen, ist aber natürlich auch keine Lösung. Im Netz findet man vielerlei Tipps, um Meetings kürzer und effizienter zu halten. Im Folgenden haben wir die acht besten zusammengestellt:

  • 1. Ist das Meeting wirklich notwendig?
    Der schöne Spruch „I survived another meeting that should have been an e-mail“, hat durchaus seine Berechtigung, denn Meetings sollten nur stattfinden, wenn die physische Zusammenkunft der Menschen wirklich vonnöten ist.
  • 2. Welche Personen müssen an dem Meeting teilnehmen?
    Oft sitzen Menschen in Meetings, die gar nicht dabei sein müssten. Eingeladen werden sollten daher nur jene Mitarbeiter, die entweder einen entscheidenden Beitrag zur Diskussion beitragen können oder einen großen Nutzen vom Termin haben.
  • 3. Kleine Gruppen
    Meetings sind in kleinen Gruppen sehr viel effizienter – schon allein deswegen, weil jeder Teilnehmer seine Meinung äußern will und dies bei vielen Teilnehmern den Rahmen sprengt. Jede Besprechung mit mehr als sieben Menschen gilt daher als ineffektiv. Wurde Punkt 2 beachtet, sollte sich der Teilnehmerkreis aber in einem gesunden Rahmen bewegen.
  • 4. Meetings gut vorbereiten
    Das Meeting beginnt bereits mit dem Versenden der Einladungen. Die Einladung sollte zwingend eine klare Agenda beinhalten, damit jeder Meeting-Teilnehmer weiß, auf welche Themen er sich vorbereiten soll. Auch die Ziele des Meetings sollten Teil der Einladung sein.
  • 5. Zwei Themen sind ausreichend
    Wer zu viele Themen ansetzt, lockt auch zu viele Leute in den Konferenzraum, von denen die meisten nur zu einem oder zwei Themen sinnvolles beitragen können – aber trotzdem auch zu allen anderen ihren Senf abgeben. Vermeide dies, indem du das Meeting mit maximal zwei Themen aufsetzt.
  • 6. Keine Süßigkeiten
    So lecker Donuts, Salzstangen oder Gummibärchen auch sind – Unterernährung ist in deutschen Büros eher selten. Süßigkeiten zum Denken braucht daher niemand, die machen nur dick und schläfrig. Außerdem stört das Kauen und Rascheln.
  • 7. Auch mal stehen bleiben
    Kurze Meetings im kleinen Kreis sollten ohne Stühle stattfinden. Sogenannte „Stand-ups“ erhöhen die Konzentration und lassen die Teilnehmer nicht zu bequem werden. Ein weiter Vorteil: Niemand kann sich unter dem Tisch mit seinem Smartphone beschäftigen, ohne extrem aufzufallen.
  • 8. Smartphones weg!
    Push-Mitteilungen lenken unsere Aufmerksamkeit immer wieder auf das Smartphone. Auch die schönen Fotos vom Wochenende oder eine WhatsApp vom Partner reißen uns aus der Konzentration. Da hilft nur eins: Absolutes Smartphone-Verbot in Meetings! Das spart Zeit, denn alle Teilnehmer können der Besprechung konzentriert folgen und effektiv dazu beitragen.

Fazit: Meetings sind notwendig – aber nur mit höchster Disziplin aller Beteiligten effektiv.

Keine Frage: Ohne Besprechungen, keine Koordinierung wichtiger Entscheidungen: Meetings sind notwendig! Versuche daher, mit einer klaren Agenda in Meetings zu gehen, in denen nur die Kollegen sitzen, die wirklich etwas beitragen können und in denen Smartphones, Laptops und andere „Devices“ Tabu sind. Auf diese Weise holst du für dich, deine Kollegen und das Unternehmen das Maximum aus einer Besprechung heraus und verschwendest keine kostbare Zeit.


Du willst mehr über das perfekte Meeting wissen? Dann findest du hier ein Video mit weiteren guten Tipps:

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