Wie Change Management scheitert – und wie es gelingt

  • Nadia
  • November 14, 2018
  • 11 min

Stillstand ist bekanntlich der Tod. Und so müssen Unternehmen sich immer wieder neu aufstellen, um im Wettbewerb zu bestehen. Das gilt für große Konzerne ebenso wie für mittelständische Unternehmen – und natürlich auch Start-ups. Der Haken an der Sache: Viele Change-Management-Projekte scheitern und das aus ganz unterschiedlichen Gründen. Wie sie gelingen können – und welche Zutaten es für ein erfolgreiche Veränderung in der Unternehmenskultur braucht, erfährst du im folgenden Beitrag.

Zeit für Veränderungen! Doch warum eigentlich?

Den Satz „Das haben wir schon immer so gemacht“, solltest du ab sofort streichen. Sei es vor dem Hintergrund der Digitalisierung, neuer gesetzlicher Vorgaben, ökologischer Veränderungen oder aufgrund eines veränderten Marktumfelds: Ein Unternehmen muss immer wieder neue Wege gehen. Auch interne Faktoren können Gründe für einen nötigen Wandel sein, zum Beispiel wenn es an Effizienz fehlt, zu viel Geld verbrannt wird oder die Mitarbeiter scharenweise das Unternehmen verlassen. Noch sind sich viele dieser Notwendigkeit nicht bewusst: So fand die Cap-Gemini-Studie „Culture First! Von den Vorreitern des digitalen Wandels lernen“ heraus, dass die etablierte Unternehmenskultur ein Hauptgrund ist, notwendige Change-Prozesse, hier die Digitalisierung, gar nicht erst anzugehen. Der Change gelingt jedoch nur, wenn alle mitziehen. Und das wiederum verlangt eine strategische Planung.

Ein Beispiel für interne Veränderungen kann die Einführung neuer Software sein, etwa um bislang vorwiegend manuell durchgeführte Prozesse zu digitalisieren. Es nützt dabei wenig, diese zu installieren, eine Einführung in das System zu geben und zu meinen, damit sei es getan. Von dem was dann passiert, dürften Scharen von Unternehmen ein Lied singen können: Die Software wird nur zähneknirschend genutzt, ihr Potenzial nicht voll ausgeschöpft, die Mitarbeiter sind frustriert, weil über ihren Kopf hinweg entschieden wurde, und letztendlich verbrennst du so viel Geld.

So gelingt der Veränderungsprozess

Bleiben wir bei unserem Beispiel der Software-Einführung. Damit sie genutzt wird und die Ziele erreicht werden – Geld und Zeit einsparen, indem Prozesse gestrafft werden –, müssen unter Umständen neuen Schnittstellen geschaffen werden, die Mitarbeiter erhalten neue Aufgaben, müssen geschult werden und es kommen gegebenenfalls neue Datenschutzbestimmungen hinzu. Womöglich musst du neue Mitarbeiter einstellen, die fortan benötigtes Know-how mitbringen. All das wird nicht von einer Abteilung erledigt – alle sind dabei.

Und Veränderungen lösen Unsicherheiten aus: Wird der Druck höher, werden sich Aufgaben ändern, macht der Job dann überhaupt noch Spaß – und ist mein Arbeitsplatz sicher? Deine Mitarbeiter werden sich Fragen wie diese stellen.

Ein erfolgreicher Change muss strategisch angegangen werden. Bewährt haben sich eine Reihe von Change-Management-Modellen, darunter das Drei-Phasen-Modell nach Lewin, dessen Erweiterung, Kotters Acht-Stufen-Modell, sowie das Top-down- und Bottom-up-Modell.

Lewins Drei-Phasen-Modell

Veränderungen treten in drei Phasen auf – das zumindest ist die These von Kurt Lewin. Diese Phasen sind:

  • Unfreezing (auftauen) – ein Bewusstsein schaffen, dass Veränderungen anstehen und darauf vorzubereiten,
  • Changing (verändern) – die Durchführung der geplanten Maßnahme,
  • Refreezing (einfrieren) – die Veränderungen stabilisieren.

Lewin bemerkt zudem, dass in Organisationen zwei gegensätzliche Kräfte arbeiten: diejenigen, die den Status Quo erhalten möchten und die anderen, die ihn ändern möchten. Ein erfolgreiches Change Management hat auch die Aufgabe, den Bewahrern des Ist-Zustands ihre Ängste zu nehmen und sie zum Mitmachen zu animieren.

Kotters Acht-Stufen-Modell

John P. Kotter entwickelte Lewins Modell weiter und spezifizierte es in acht Stufen:

  • Dringlichkeit erzeugen – und damit ein Bewusstsein für die nötige Veränderung schaffen,
  • ein Team aufbauen, das den Wandel verantwortet,
  • eine Vision und Strategie entwickeln,
  • diese kommunizieren, die Mitarbeiter informieren und überzeugen,
  • Bevollmächtigungen schaffen, damit die Mitarbeiter die Strategien umsetzen,
  • Ziele und Erfolge sicherstellen,
  • erreichte Ziele sichern – und das braucht Zeit –, sowie
  • die Veränderungen fest in der Unternehmenskultur verankern.

Das Top-down- und Bottom-up-Modell

Das Modell basiert auf der Annahme, dass ein Wandel Top-down durch Vorgaben der Chefetage initiiert oder Buttom-up von unteren Hierarchieebenen angeregt werden kann.

Top-down bedeutet dann: Die Führungsriege plant die Change-Strategie, legt Ziele fest und lebt den anstehenden Wandel vor. Bottom-up kommt aus den Teams: Die Mitarbeiter identifizieren nötige Veränderungen und Verbesserungsmöglichkeiten und geben diese nach oben weiter.

In der Praxis werden meist beide Modelle parallel angewandt – anders ist ein erfolgreicher Change auch nur schwer möglich. Weder können Mitarbeiter allein ohne „Go“ der Chefetage tief greifende Veränderungen vornehmen, noch funktioniert es, wenn allein die Bosse entscheiden, wo es hingehen soll, ohne die Mitarbeiter ins Boot zu holen.

Auf das Thema Bottom-up und Top-down gehen wir im Detail in diesem Beitrag ein.

Change-Prozess: Ohne Mitarbeiter geht gar nichts

Ohne sie wird das Projekt mit Sicherheit scheitern. Die Mitarbeiter wollen wissen, was auf sie zukommt, was werden ihre Aufgaben sein, welches Ziel soll erreicht werden und in welchen Schritten? Können sie selber Vorschläge machen, Lösungen entwickeln und diese praktisch in ihren Aufgaben umsetzen, bist du schon auf einem guten Weg: Wer mit eingebunden wird, ist Veränderungen gegenüber positiver eingestellt als diejenigen, die von oben angeordnete Anordnungen ausführen sollen – im schlimmsten Fall, ohne dass sie wissen, warum überhaupt.

Die Rolle der Chefetage

Strategien für eine starke Unternehmenskultur entwickeln, Widerstände auflösen, Ziele formulieren: Veränderungen werden von der Chefetage gesteuert, sind aber nur dann erfolgreich, wenn sie von den Mitarbeitern getragen werden. Die wichtigste Aufgabe der Unternehmensleitung ist es daher, den Überblick zu behalten: vor allem darüber, an welchem Punkt sich die Mitarbeiter gerade befinden, aber auch, welche Phase der Umsetzung gerade läuft und was die Teams brauchen, damit es weiter geht. Erfahrungsgemäß lehnen Mitarbeiter Veränderungen erst einmal ab. Die Rolle der Chefetage ist es, dieser Ablehnung einen Raum zu bieten und sie zu reduzieren – etwa indem sie aufzeigt, was passiert, wenn der Wandel ausbleibt, und welche Chancen das Unternehmen und damit auch die Mitarbeiter haben, wenn sie angegangen werden. Ängste ernst zu nehmen und Lösungen zu entwickeln – das sollte für die Chefetage oberste Priorität haben. Die Mitarbeiter am Prozess zu beteiligen und regelmäßiges Feedback von ihnen einzuholen, macht den Veränderungsprozess im Unternehmen aber erst zum Erfolg für alle.

Fehler im Change Management

Zu viele Change-Management-Projekte scheitern. „Das Problem der meisten Ver­än­de­rungs­pro­zes­se ist nicht das Wie, sondern das Was“, schrieb das Harvard Business Magazin im Juni 2018. Auch die bestgeführte Trans­for­ma­ti­on habe keinen Erfolg, wenn die falschen Ziele verfolgt würden.

Die häufigsten Fehler beim Change-Prozess

  • Du definierst die Ziele nicht eindeutig – und niemand weiß, wo die Reise hingehen soll.
  • Es fehlt an einer klaren Strategie. Tipp: Halte dich für eine erste Orientierung an eines der Change-Management-Modelle.
  • Du duldest keinen Widerstand. Den wird es auf jeden Fall geben. Nutze ihn für deine Strategie: die Gegenargumente der Mitarbeiter verraten dir viel über ihre Bedürfnisse und wie es gelingen kann, den Change durchzusetzen.
  • Du beziehst nicht das gesamte Unternehmen mit ein. Ein tiefgreifender Veränderungsprozess geht jeden an – übrigens bis hin zu Kunden und Partnern.
  • Es gelingt dir nicht, genügend Fans für den Change zu gewinnen. Wenn der Prozess stockt, brauchst du treibende Kräfte, die die Motivation für die Sache aufrechterhalten.
  • Du verfügst nicht über ausreichende Ressourcen: Fehlt es an Mitarbeitern, Budget oder Zeit, werden Veränderungen scheitern. Sind deine Teams heute schon überlastet, finden sie kaum Zeit für neue Prozesse – und dürften auch nicht sonderlich motiviert dafür sein. Fehlt am Budget, bleiben nötige Investitionen auf der Strecke. Ohne funktioniert aber kaum ein Change.
  • Die Veränderungen bleiben an der Oberfläche: Change Management sollte zum Ziel haben, die Unternehmenskultur zu verändern – andernfalls werden Veränderungen nicht nachhaltig bestehen bleiben.

Fazit: Die Mitarbeiter „mitnehmen“

Kein erfolgreiches Change Management ohne Beteiligung der Mitarbeiter! Der Change Management-Experte und Buchautor Hans-Joachim Gergs nennt passend dazu die „Etablierung einer positiven Feedback- und Fehlerkultur“ als einen entscheidenden Faktor für das Gelingen des Change-Prozesses und sieht das „Scheitern als Chance“. Dies sei zwar beispielsweise in der Start-up Szene Berlins und schon lange im Silicon Valley angekommen, doch sieht er in Deutschland noch deutliches Verbesserungspotenzial.

Dass einige deutsche Unternehmen aber bereits die Zeichen der Zeit erkannt haben, bestätigt auch Thomas Vollmoeller.  Der XING-CEO findet das Feedback seiner Mitarbeiter „extrem hilfreich“ und möchte nicht mehr darauf verzichten. Auch rät anderen Unternehmen, ihre Belegschaft per digitalem Feedback mit in Entscheidungsprozesse einzubinden. Auch Daniel Schütt ist mit seinem Unternehmen dieses Schritt gegangen. Der Gründer und CEO des E-Learning-Portals MASTERPLAN, sieht den Erfolg in der von ihm installierten digitalen Feedbackkultur vor allem darin begründet, dass das „Feedback der Mitarbeiter ernst genommen wird und direkten Einfluss auf Entscheidungen der Geschäftsführung haben kann“.

Digitale Tools wie kununu engage helfen beim erfolgreichen Change-Prozess: Sie liefern wichtige Insights zur Mitarbeiterstimmung, helfen, eine positive Feedbackkultur zu etablieren und bilden zugleich eine Plattform für den Austausch aller Mitarbeiter.

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Genug gelesen? Dann gibt es hier noch ein Video zum Change Management mit Hans-Joachim Gergs:

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